Von einem Excel-basierten Prozess ...

... zu einer automatisierten Data Warehouse Lösung

Ausgangslage

Holdinggesellschaft und Tochter

Eine Holdinggesellschaft und ihre Tochtergesellschaft

Eine Holdinggesellschaft und ihre Tochtergesellschaft befinden sich in unterschiedlichen Rechtsordnungen und müssen unterschiedliche Gesetze und Vorschriften einhalten. Die Holding speichert ihre Geschäftsdaten in einer relationalen Datenbank und verwendet diese, um Informationen zu speichern und ihre Prozesse zu verwalten.

Die Strategie der Tochtergesellschaft besteht jedoch darin, ihre Informationen und Prozesse mithilfe von Tabellen in Excel zu speichern und zu verwalten. Die Mitarbeiter der Tochtergesellschaft bearbeiten die Geschäftsdaten in verschiedenen Arbeitsblättern, die dann auf die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verteilt werden.

Der alte Prozess

Die Muttergesellschaft verwendet die Daten ihrer Tochtergesellschaft, um die vorhandenen Daten anzureichern. Aufgrund grenzüberschreitender Vorschriften müssen Teile der Daten anonymisiert werden, bevor sie verschlüsselt per E-Mail an die Muttergesellschaft gesendet werden. Die Mitarbeiter, die die Daten erhalten, müssen sie entschlüsseln, bevor sie in ihre Datenbank geladen werden.

Berichte für die Muttergesellschaft werden automatisch aus dieser Datenbank generiert. Aktualisierte Daten werden per verschlüsselter E-Mail an die Geschäftsabteilungen der Tochtergesellschaft zurückgesendet. Wenn die Berichte die Tochtergesellschaft erreichen, werden sie von den Datenkonsumenten entschlüsselt und gespeichert.

Der alte Prozess

Risiken eines Excel-basierten Prozesses

Daten müssen ständig zwischen verschiedenen Tabellenkalkulationen synchronisiert und konsolidiert werden. Dies ist ein zeitaufwändiger Prozess.

Tabellenkalkulationsprozesse sind fehleranfällig und ineffizient, auch wenn sie automatisiert werden können.

Die Mitarbeiter müssen den Zugriff auf die Tabellenkalkulation koordinieren, um Konflikte und Fehler bei der Datenverarbeitung zu vermeiden.

Tabellenkalkulationsprogramme (wie Excel) sind nicht für die Langzeitspeicherung von Daten konzipiert und garantieren keine Datenintegrität und -konsistenz.

Geschäftsprozesse, die auf Tabellenkalkulationen basieren, lassen sich nicht sehr gut skalieren.

Das Ziel des Projekts

The aim of the project

Das Ziel

Durch die Verwendung einer Datenbank in Verbindung mit einer geeigneten Benutzeroberfläche wird das Wissen über die verschiedenen Geschäftsprozesse zentralisiert, die auf die verschiedenen Abteilungen verteilt sind.

Ziel ist es, die Qualität der Geschäftsdaten über den gesamten Lebenszyklus zu sichern und operationelle Risiken durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu minimieren. Um einen besseren Schutz und eine höhere Sicherheit der Daten zu erreichen, definieren wir ein Berechtigungskonzept und implementieren die Data Governance im gesamten Unternehmen.

Datenkontrolle, -qualität und -automatisierung erhöhen die Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit des Datenspeichers und verschaffen dem Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile. Mit einem agilen Ansatz integrieren wir unsere Lösungen nahtlos in die bereits bestehenden Prozesse.

Agile Approach

Die Vorgehensweise

Automatisierung des Datentransfers

Automatisierung des Datentransfers

Schritt 1

Die Analyse des Zeit- und Speicherbedarfs sowie der zuvor verwendeten manuellen Prozesse ist für diesen Schritt von entscheidender Bedeutung.

Es wird eine Dateifreigabe eingerichtet, damit wir Daten systematisch von einer Entität zu einer anderen übertragen können.

Die Implementierung von Datensicherheit und Anonymisierung stellt sicher, dass wir unserer Verantwortung als Datenverantwortlicher nachkommen.

Um sicherzustellen, dass Daten nicht beschädigt werden oder verloren gehen, wird ein automatisierter Workflow implementiert und vor der Einführung des neuen Ansatzes intensive Tests durchgeführt.

Migration der Tabellen

Migration der Tabellen

Schritt 2

Vor der Migration der Daten wird eine neue Datenbank installiert und konfiguriert.

Die Daten werden dann analysiert und für die Migration vorbereitet. Die erforderlichen Skripte werden implementiert und ausgeführt. Danach werden die Daten normalisiert und bereinigt.

Für die regelmäßige Übermittlung von Daten an die Muttergesellschaft wird ein ETL-Prozess entwickelt und implementiert.

Es werden intensive Tests der migrierten Daten und der ETL-Logik durchgeführt.

Implementierung des User Interface

Implementierung des User Interface

Schritt 3

Die Geschäftsprozesse werden analysiert und sichergestellt, dass diese verstanden wurden, damit eine geeignete Benutzeroberfläche entworfen und implementieren werden kann.

Um die Benutzeroberfläche mit den Daten zu verbinden und Konsistenzprüfungen durchzuführen, wird eine Geschäftslogik implementiert.

Es werden End-to-End-Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Schließlich wird die Dokumentation erstellt, damit die Benutzer das Design und die Implementierung der Lösung vollständig verstehen können.

Um sicherzustellen, dass jeder Benutzer mit der neuen Software vertraut ist, werden die Mitarbeiter geschult.

Sind Sie interessiert?